Przechowywanie dokumentów księgowych stanowi jeden z wielu obowiązków każdego przedsiębiorcy. Zasady i terminy archiwizacji dokumentów reguluje m.in. ustawa o rachunkowości, zaktualizowana w 2019 roku. Jakie dokumenty wymagają przechowywania? W jaki sposób i jak długo należy je archiwizować? Co zrobić z dokumentami po upływie wskazanego terminu? O tym w artykule poświęconym prawidłowemu przechowywaniu dokumentów księgowych po aktualizacji ustawy.
Ustawa o rachunkowości a obowiązek przechowywania dokumentów
Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki w zakresie właściwego gromadzenia i przechowywania dokumentów. Dodatkowo, wskazane jest też przygotowanie polityki rachunkowości, opisującej zasady archiwizacji dokumentów. Odpowiedzialność za formę i metody przechowywania danych spoczywa na kierowniku firmy. Konsekwencją ewentualnych nieprawidłowości mogą być sankcje wynikające z kodeksu karnego skarbowego.
Zmiany w przechowywaniu dokumentów od 2019 r.
Wraz z 1 stycznia 2019 roku w życie weszły nowe zasady przechowywania dokumentów księgowych. Zlikwidowany został obowiązek bezterminowej (trwałej) archiwizacji zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Okres ten skrócono do 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. W rezultacie, w tym momencie, likwidacji mogą być poddane sprawozdania finansowe zatwierdzone w roku 2013 oraz starsze.
Dokumenty księgowe wymagające przechowywania
Firmy zobowiązane są do przechowywania takich dokumentów, jak:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR),
- ewidencje sprzedaży,
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
- deklaracje,
- dowody księgowe – potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą,
- dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),
- kopia rocznego zeznania podatkowego.
Gdzie przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty mogą być przechowywane samodzielnie przez firmę lub powierzone jednostce zewnętrznej, na przykład w biurze księgowym. W drugim przypadku należy zgłosić taki fakt naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Należy również zadbać, aby w razie ewentualnej kontroli, wszelkie dokumenty były udostępnione prowadzącym je inspektorom.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Ustawa o rachunkowości określa terminy archiwizacji dokumentów księgowych.
Rodzaje dokumentów i terminy ich przechowywania:
- zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie,
- księgi rachunkowe – 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym to operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności,
- dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
- inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.
W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?
Samo przechowywanie dokumentów księgowych nie wystarczy. Niemniej ważny jest też sam sposób prowadzenia archiwum.
Podstawowe zasady przechowywania dokumentów księgowych:
- dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR oraz starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
- dokumenty należy uporządkować zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
- dokumenty księgowe powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu, zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w formie elektronicznej. Warunkiem tego jest odpowiednie ich zabezpieczenie przed:
- dokonaniem ewentualnej zmiany,
- rozpowszechnianiem przez nieupoważnione osoby,
- uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Na właścicielu firmy spoczywa obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Konieczne jest też posiadanie urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.
Dokumenty księgowe po upływie czasu przechowywania – co dalej?
Po upływie okresów wyznaczonych w ustawach kierownik jednostki może zadecydować o likwidacji dokumentacji księgowej, ustalając sposób jej zniszczenia. W przypadku likwidacji dokumentów warto jest sporządzić protokół. Należy wskazać w im likwidowane dokumenty oraz osoby odpowiedzialne za ich likwidację.