Na przedsiębiorcach prowadzących działalność gospodarczą spoczywa wiele obowiązków – rozliczania się z urzędem skarbowym, składania deklaracji podatkowych, w szczególności plików JPK generowanych elektronicznie, czy dopełniania formalności wynikających z zatrudniania pracowników. Wszystkie one wymagają odpowiednich kompetencji i nakładów czasu, których wielu właścicielom firm zwykle brakuje. Pomoc profesjonalnego księgowego jest więc nieoceniona w prowadzeniu biznesu – pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności i uniknąć ewentualnych pomyłek w prowadzeniu dokumentacji. Jak jednak wybrać sprawdzonego księgowego? W poniższym artykule omawiamy najważniejsze aspekty, jakim warto przyjrzeć się przed podpisaniem umowy o obsługę księgową. =
Kwalifikacje i kompetencje księgowego
Po deregulacji zawodu księgowego z 10 sierpnia 2014 roku, Licencja Ministra Finansów, która uprawniała wcześniej do prowadzenia księgowości, nie jest już dziś konieczna. Mimo to, wciąż warto sprawdzić, czy osoba, której zamierzamy powierzyć obsługę księgową naszej firmy, legitymuje się niezbędnymi kompetencjami i doświadczeniem. Szczególnie cenione są:
Doradca podatkowy – w warunkach często zmieniającego się i podlegającego różnym interpretacjom prawa podatkowego profesjonalna pomoc doradcy podatkowego stanowi element przewagi konkurencyjnej oraz jest gwarancją bezpiecznego rozwoju firmy. Doradcy podatkowi posiadają wszelkie uprawnienia księgowe, a dodatkowo służą pomocą w interpretacjach przepisów prawa podatkowego. O doradcach podatkowych można przeczytać na oficjalnej stronie Krajowej Izby Doradców Podatkowych LINK.
Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej – organizacja ta prowadzi egzaminy dla księgowych i weryfikuje biura rachunkowe pod kątem przyjętych kryteriów, nadając im odpowiednie certyfikaty. Informacje o księgowych i biurach rachunkowych udostępniane są przedsiębiorcom w bazie na stronie www.cik.org.pl;
potwierdzenia odbytych szkoleń i kursów księgowych – branża księgowości podlega nieustannym zmianom w prawie. Dlatego ważne jest, by księgowy, z pomocy którego planujemy korzystać, aktualizował swoją wiedzę poprzez udział w kursach i szkoleniach;
wykształcenie rachunkowo-podatkowe – studia magisterskie gwarantują pełne merytoryczne przygotowanie do podjęcia zawodu księgowego. Z tego powodu warto poprosić wybranego księgowego o okazanie dyplomu studiów;
Licencja Ministra Finansów – choć wspomniany już certyfikat nie jest dalej obowiązkowy, to wielu księgowych z doświadczeniem posiada ów dokument, potwierdzający zdobycie odpowiednich kwalifikacji.
Ubezpieczenie OC biura rachunkowego
Kolejną istotną kwestią, jaką warto sprawdzić przy wyborze księgowego jest polisa ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC). Obowiązkowo wymagana jest ona od biur rachunkowych, nie zaś od księgowych zatrudnionych na etat, których obciążyć można jedynie do wysokości trzykrotności wynagrodzenia za szkody dokonane nieumyślnie. To oznacza, że przy większych szkodach, przedsiębiorca nie będzie mógł dochodzić ich pełnego pokrycia.
Polisa – jej zakres i wysokość – świadczy o poważnym podejściu prowadzących biuro do interesów własnych i klienta. Wykupienie takiej polisy jest dla przedsiębiorcy gwarancją zabezpieczenia przed ewentualnymi błędami księgowymi, w przypadku których będziemy w stanie wyegzekwować należną nam rekompensatę. Przy okazji upewnijmy się, czy biuro rachunkowe objęło ubezpieczeniem także te czynności, które nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu, w tym rozliczenia z ZUS i prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a w ramach których przedsiębiorca również może ubiegać się o odszkodowanie. Pytajmy nie tylko o zakres, ale i o wysokość ubezpieczenia.
Zakres świadczonych usług księgowych
Najlepsi księgowi oferują swoim klientom kompleksową obsługę. Podstawowe usługi, jakie powinny znaleźć się w zakresie ich działalności to:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych – opracowanie polityki rachunkowości, wyliczanie należnych podatków oraz zamknięcie ksiąg na koniec roku podatkowego,
- prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów – sprawdzanie dokumentów, ewidencjonowanie operacji gospodarczych czy sporządzanie rozliczenia rocznego,
- rozliczanie ryczałtu ewidencjonowanego,
- usługi kadrowo-płacowe – tworzenie list płac pracowników, obliczanie miesięcznych zaliczek oraz składek,
- doradztwo biznesowe dotyczące zakładania, przekształcania i likwidacji firmy,
- wsparcie w pozyskiwaniu dodatkowego finansowania – tworzenie wniosków o dotację i o kredyt,
- reprezentacja klienta w urzędach,
- przygotowywanie cyklicznych raportów.
Szeroki zakres usług to gwarancja wygody dla przedsiębiorcy. Jeśli wybrane biuro rachunkowe nie jest w stanie pokryć wszystkich naszych oczekiwań, konieczna może być współpraca z drugim biurem (w zakresie brakujących usług), co wiąże się z dodatkowymi wydatkami.
Organizacja pracy księgowego
Szukając księgowego warto dowiedzieć się nieco więcej o sposobie organizacji jego pracy. Najważniejsze z nich dotyczą przede wszystkim możliwości przesyłania dokumentów księgowych pocztą mailową bądź osobistego odbioru dokumentów z siedziby firmy klienta. Niemniej istotne są też godziny, w których uzyskamy wsparcie księgowego – choć biura pracują zwykle w godzinach od 8:00 do 16:00, warto jest mieć możliwość kontaktu w awaryjnych sytuacjach poza tymi godzinami. Ostatnią z kwestii jest też przekazywanie informacji o terminach płatności podatku za dany miesiąc. W zależności od biura, możemy umówić się na kontakt telefoniczny lub mailowy. Warto ustalić częstotliwość i wyprzedzenie takiego kontaktu.
Kolejnym kryterium, którym powinien kierować się klient przy wyborze biura rachunkowego jest ogólny porządek w dokumentacji. Szczególnie bacznie warto przyjrzeć się procedurom, jakie zostały wdrożone w celu ochrony poufnych danych osobowych. Dzięki nim zyskamy pewność, że newralgiczne informacje o naszej firmie i jej pracownikach będą właściwie zabezpieczone.
Koszty obsługi księgowej
Szukając księgowego, warto też wziąć pod uwagę cenę świadczonych przez niego usług. Jak w każdej branży, tak i w księgowości, z niższą ceną wiążą się kompromisy w zakresie jakości. Może też okazać się, że będziemy zmuszeni dopłacać więcej za dodatkowe usługi specjalistów, niewchodzące w zakres usług księgowego. Nie oznacza to jednak konieczności szukania najdroższego biura. Najlepszym wyborem będzie takie oferujące uśrednione stawki w postaci stałej comiesięcznej opłaty.
Rekomendacje dotychczasowych klientów
Godne zaufania biuro może pochwalić się doskonałą opinią klientów. Zadowoleni przedsiębiorcy będą polecać sprawdzonego księgowego dalej. Szukając dobrego biura, warto więc zasięgnąć opinii wśród znajomych oraz poszukać informacji na forach i grupach internetowych.
