Przechowywanie dokumentacji księgowej firmy – jakie dokumenty, jak długo i w jaki sposób archiwizować?

Przechowywanie dokumentów księgowych stanowi jeden z wielu obowiązków każdego przedsiębiorcy. Zasady i terminy archiwizacji dokumentów reguluje m.in. ustawa o rachunkowości, zaktualizowana w 2019 roku. Jakie dokumenty wymagają przechowywania? W jaki sposób i jak długo należy je archiwizować? Co zrobić z dokumentami po upływie wskazanego terminu? O tym w artykule poświęconym prawidłowemu przechowywaniu dokumentów księgowych po aktualizacji ustawy.

Ustawa o rachunkowości a obowiązek przechowywania dokumentów

Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki w zakresie właściwego gromadzenia i przechowywania dokumentów. Dodatkowo, wskazane jest też przygotowanie polityki rachunkowości, opisującej zasady archiwizacji dokumentów. Odpowiedzialność za formę i metody przechowywania danych spoczywa na kierowniku firmy. Konsekwencją ewentualnych nieprawidłowości mogą być sankcje wynikające z kodeksu karnego skarbowego.

 

Zmiany w przechowywaniu dokumentów od 2019 r. 

Wraz z 1 stycznia 2019 roku w życie weszły nowe zasady przechowywania dokumentów księgowych. Zlikwidowany został obowiązek bezterminowej (trwałej) archiwizacji zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Okres ten skrócono do 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. W rezultacie, w tym momencie, likwidacji mogą być poddane sprawozdania finansowe zatwierdzone w roku 2013 oraz starsze.

 

Dokumenty księgowe wymagające przechowywania

Firmy zobowiązane są do przechowywania takich dokumentów, jak:

  • podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR),

  • ewidencje sprzedaży,

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,

  • deklaracje,

  • dowody księgowe – potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą,

  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),

  • kopia rocznego zeznania podatkowego.


Gdzie przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty mogą być przechowywane samodzielnie przez firmę lub powierzone jednostce zewnętrznej, na przykład w biurze księgowym. W drugim przypadku należy zgłosić taki fakt naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi. Należy również zadbać, aby w razie ewentualnej kontroli, wszelkie dokumenty były udostępnione prowadzącym je inspektorom.



Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Ustawa o rachunkowości określa terminy archiwizacji dokumentów księgowych.

Rodzaje dokumentów i terminy ich przechowywania:

  • zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe – 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie, 

  • księgi rachunkowe – 5 lat, 

  • karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,

  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, 

  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym to operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, 

  • dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności,

  • dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, 

  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,

  • inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.

W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?

Samo przechowywanie dokumentów księgowych nie wystarczy. Niemniej ważny jest też sam sposób prowadzenia archiwum. 

Podstawowe zasady przechowywania dokumentów księgowych:

  • dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR oraz starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,

  • dokumenty należy uporządkować zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,

  • dokumenty księgowe powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu, zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych.

 

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w formie elektronicznej. Warunkiem tego jest odpowiednie ich zabezpieczenie przed:

  • dokonaniem ewentualnej zmiany,

  • rozpowszechnianiem przez nieupoważnione osoby,

  • uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Na właścicielu firmy spoczywa obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Konieczne jest też posiadanie urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.


Dokumenty księgowe po upływie czasu przechowywania – co dalej?

Po upływie okresów wyznaczonych w ustawach kierownik jednostki może zadecydować o likwidacji dokumentacji księgowej, ustalając sposób jej zniszczenia. W przypadku likwidacji dokumentów warto jest sporządzić protokół. Należy wskazać w im likwidowane dokumenty oraz osoby odpowiedzialne za ich likwidację.

 

USŁUGI

Od 1 września 2019 r. rusza nowy rejestr podatników VAT

Od 1 września zacznie działać ogólnopolska baza wszystkich podatników VAT, w której znajdą się m.in. numery rachunków bankowych przedsiębiorców – nazywana jest ona białą listą. Przelew na konto niewykazane w rejestrze spowoduje, że takiej zapłaty podatnik nie będzie miał prawa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

WIĘCEJ

Split payment czyli mechanizm podzielonej płatności – nowe przepisy od września

1 lipca 2019 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzających obowiązkowy mechanizm podzielnej płatności dla wybranych branż. Zmiany zaczną obowiązywać przedsiębiorców już niebawem, bo od 1 listopada br. Na czym polega mechanizm split payment? Kogo będzie dotyczył?

WIĘCEJ

Kasy fiskalne – nowe przepisy już obowiązują

WIĘCEJ

Przechowywanie dokumentacji księgowej firmy – jakie dokumenty, jak długo i w jaki sposób archiwizować?

WIĘCEJ

Czym kierować się przy wyborze księgowego?

WIĘCEJ

Preferencyjne składki ZUS – kto i na jakich zasadach może z nich korzystać?

WIĘCEJ
Przejdź do Bloga

KONTAKT